Архив станет доступным
Муниципальный архив готовится к переводу своих фондов в электронный формат. В первую очередь — самых важных, которые составляют 7,5 тысячи дел постоянного срока хранения, или примерно один миллион листов.
Об этом рассказала начальник управления по обращениям граждан Вера Юрина на вчерашнем заседании постоянной комиссии по городскому самоуправлению.
По мнению Веры Валерьяновны, перевод архива в электронный формат поможет сделать его более открытым для жителей Тюмени. Желающим не придется ждать своей очереди: оформлять запрос, найти и посмотреть нужные документы они смогут с домашнего компьютера на сайте. В открытом доступе будут размещены документы, которые не содержат конфиденциальной информации.
Электронные новшества будут полезны и архивариусам. Иногда, обратившись в архив, люди сами не вполне понимают, что им надо найти. Запросы в стиле «Когда было введено в эксплуатацию здание на такой-то улице?» здесь называют «слепыми». В поисках ответа сотрудникам приходится вручную перелистывать сотни листов. Перевод в электронный формат, который предполагает не только сканирование документа, но и индексацию — создание поисковой системы с помощью ключевых слов, позволит значительно ускорить процесс.
Хотя «слепых» запросов не так уж много. Вера Юрина отметила, что большая часть обращений в архив касается гарантий социальных и пенсионных прав граждан. 62 процента обращений рассматриваются положительно за 10-12 дней. Кстати, с Пенсионным фондом у архива заключены два соглашения, чтобы можно было отправлять запросы через систему WIPNet. В этом году получено 215 запросов в электронном виде.
Работа с электронными документами не только экономит время, но и решает проблему сохранности фондов.
Говоря о сохранности, Вера Юрина отметила: 57 процентов дел с затухающим текстом уже внесены в базу данных, для них создан поисковый аппарат с ключевыми словами. Но из-за переезда архива в новое здание на улице Таймырской работа остановилась. В этом году силами архивного отдела планируют отсканировать 18 дел с затухающим текстом из фонда городской администрации. Что касается бумажных документов, для их хранения в прошлом году получили более трех тысяч коробов.
— В какой стадии находится подготовка электронного архива? Какие средства для этого необходимы? — поинтересовался председатель комиссии Павел Головин.
— Если ориентироваться на цены 2010 года, то стоимость первого этапа работы составит около 14,5 миллиона рублей. Мы ведем переговоры по использованию готового программного продукта, с которым работал областной госархив. Там процедура перевода документов в электронный формат завершена. Для этого понадобились пять лет и 250 миллионов рублей, — пояснила Вера Валерьяновна. — Затем закажем профессиональный аудит и будем оформлять заявку в бюджет.
Депутаты приняли информацию к сведению. Подробный доклад Веры Юриной не вызвал вопросов.